Dez
21
InDesign: Tabellen aktualisieren
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Sauber formatierte InDesign-Tabellen, die mit einer Excel-Tabelle verknüpft sind, werden mit InDesigns Bordmitteln hervorragend aktualisiert. Voraussetzung: drei Bedingungen wurden erfüllt:
- Die Option «Beim Platzieren von Text- und Tabellendateien Verknüpfungen erstellen» muss eingeschaltet sein (CS3: Voreinstellungen > Eingabe; CS4: Voreinstellungen > Dateihandhabung > Verknüpfungen),
- die Tabelle muss als «Unformatierte Tabelle» importiert werden,
- die Tabelle muss unter Zuhilfenahme eines sauberen Tabellenformats importiert werden (hier im Beispiel: «t_smi-tabelle»).
Erhalten bleiben beim Aktualisieren
- sämtliche Einstellungen, die im Tabellenformat enthalten waren (einschliesslich Zellenformate, Absatzformate),
- sämtliche Einstellungen, die in angewandten Zellenformaten enthalten waren,
- manuell festgelegte Spaltenbreiten (!),
- manuell oder via Zellenformat festgelegte Zeilenhöhen (!),
- manuell (nicht über das Tabellenformat) angewandte Zellenformate.
«Zerstört» werden beim Aktualisieren lediglich
- die Umwandlung von Körperzellen in Kopf- und Fusszeilenzeilen und
- die manuelle Formatierung von Zellen und Text («manuell» heisst: die Formatierung erfolgte nicht über Tabellen- und Zellenformat).
Workaround für (1): Wandeln Sie nicht in Kopf-/Fusszeilen um, sondern formatieren Sie die obersten Zeilen einfach mit sauberen Zellenformaten.
Workaround für (2): Setzen Sie zum Formatieren nur Tabellen- und Zellenformate ein (letztere können wieder Absatzformate aufrufen).
Haben Sie tabellarische Sorgenkinder? Ich helfe Ihnen gern, saubere Tabellen-, Zellen- und Absatzformate zu erzeugen. Anruf in unserer Schule genügt.
4 Kommentare
Dezember 21st, 2008 at 13:35
Hallo Jochen Uebel
Antonio aus Berlin hat den Link zu dieser Anleitung im Mediengestalterforum gepostet …
zuncästmal danke für die Anleitung … so weit … so gut.
Das funktioniert auch so, wenn … ja wenn da nicht die Kunden/Redakteure etc. wären, die sich in ihren Excel-Sheets austoben. Die allererste Voraussetzung einer solchen geglückten Aktualisierung ist die genaue Überarbeitung und Bereinigung der Excel-Tabelle …
Außerdem würde ich die Einstellung “Beim Platzieren von Text- und Tabellendateien Verknüpfungen erstellen” nur explizit in so einem Fall einschalten, ansonsten aber ausgeschaltet lassen, es sei denn … andere, wirklich wichtige Gründe sprechen dafür.
– Workaround 1
Was mache ich dann, wenn ich Kopf- und Fußzeilen brauche, weil sich die Tabellen über mehrere Seiten erstrecken?
– Workaround 2
Es gibt noch mehr Editierungsmöglichkeiten/-notwendigkeiten als die, die ich über Formatierungen erledigen kann. Die müsste ich entweder im Excel-Sheet so reinkriegen, dass der Bearbeiter die nicht wieder raushauen kann, oder mir eine Liste machen, wo ich eingegriffen habe …
Gruß Frank
Dezember 22nd, 2008 at 10:59
Hallo Frank.
Merci für den Mediengestalter-Hinweis.
Wenn ich beim Erst-Import der Excel-Datei die Option «Unformatierte Tabelle» wähle, können sich die Redakteure und Kunden austoben, wie sie wollen: Ihre Formatierungen bleiben immer aussen vor: auch bei späteren Aktualisierungen.
«Beim Platzieren von Text- und Tabellendateien Verknüpfungen erstellen»: Dein Hinweis ist richtig, vielen Dank. Natürlich, diese Einstellung deaktiviere ich wieder, nachdem die Tabelle verknüpft worden ist.
Kopf- und Fußzeilen, «Workaround 1»:
Auch dieser Hinweis ist richtig. Ich hatte erst einmal Tabellen im Blick, wie sie meistens im Satzalltag auftauchen: kleinere, nicht durch mehrere Spalten fliessende Tabellen.
Wenn sich die Tabelle über mehrere Spalten erstreckt, ist die Kopfzeilenumwandlung natürlich meist unumgänglich. Bei einem sauberen Tabellenformat genügt es nach Aktualisierung aber, die Zeilen, die nun ihren Kopfzeilenstatus verloren haben, einfach wieder erneut umzuwandeln. Das Tabellenformat sorgt dabei selbstätig dafür, dass die Kopfzeile wieder ins richtige Zellenformat rutscht.
Abweichende Formatierungen, «Workaround 2»:
Ja, solche Editierungsnotwendigkeiten gibt es (leider). Wenngleich sie sich sehr in Grenzen halten: Ich würde sagen, Du hast hier – mit gutem Recht natürlich – «Exoten» im Blick, die glücklicherweise nicht das Gros der täglichen Tabellenarbeit bestimmen. Aber lass uns sie mal auflisten, wenn Du magst. In welchen Fällen kommst Du mit einem händisch zu vergebenden Zellenformat nicht mehr hin?
Januar 24th, 2009 at 19:57
Hallo Jochen
Leider hat Adobe bei ID die Möglichkeit vergessen, nachträglich den Zellbereich einer importierten Exceltabelle zu verändern.
So ist man gezwungen die Tabelle erneut zu importieren und damit fliegt einem die ganze Formatierung um die Uhren.
Oder geht das doch ?
Denn ich habe nichts gefunden.
Gruss, Bernd Drienko
Januar 24th, 2009 at 20:11
Hallo Bernd.
Du meinst, Zeilen und/oder Spalten kommen hinzu? Ja, dann wird es kritisch. Bislang habe ich mich erst einmal nur mit Lösungen befasst, bei denen Zellbereiche statisch bleiben – und sich nur Werte ändern.
Wenn man jedoch neu importiert und die benötigten Zellen- und das Tabellenformate sind schon da, dann geht es auch wieder recht fix.
Klar – bei umfangreichen Tabellenaufgaben behält man immer auch Woodwings SmartStyles im Auge, das mit neuen Zeilen- und/oder Spaltenanzahlen oft sehr gut klar kommt – weil es Muster erkennt.
Ich denke allerdings: Es schadet für die Tabellenbauer nichts, wenn sie das 1×1 der InDesignschen Tabellenkräfte mal richtig inhaliert haben. Verständnis war zumindest für mich immer hilfreich, wenn es dann irgendwann an die Automatik ging.