InDesign: Buchdokumente aktualisieren
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Immer wieder zeigen sich gelbe Warndreiecke bei einer InDesign-Buch-Datei. Ich zeige Ihnen, wie Sie die schnell loswerden.
Erstmal, woher kommt das Warndreieck? «Dokument wurde außerhalb des Buchs bearbeitet», gibt das QuickInfo bereitwillig Auskunft (ich schalte es immer auf Voreinstellungen > Benutzeroberfläche > QuickInfo > Schnell).
Nun ist guter Rat teuer: Sollen jetzt etwa alle Dokumente aus dem Buch heraus geöffnet werden, damit sie das Warndreieck verlieren? Nein. Kitzeln Sie einfach nur bisschen das Buch: «Mach was mit den Dokumenten – aber lasse sie unverändert!»
Drei Wege, die alle mit dem Zauberwort «aktualisieren» zu tun haben:
Mal von unten nach oben:
- Nummerierung aktualisieren. Zwingt InDesign, alle Buch-Dokumente zu öffnen, zu kontrollieren, ggf. zu ändern und jedenfalls wieder zu sichern und zu schliessen. Warndreiecke verschwinden, Dokumente könnten sich verändern.
- Alle Querverweise aktualisieren (nur CS4). Juhu! Funktioniert auch, wenn es gar keine Querverweise gibt. Dann bleiben die Dokumente auf jeden Fall unverändert – aber die Warndreiecke sind weg!
- Synchronisierungsoptionen (und später dann, aus dem Dialog heraus, Synchronisieren). Hier kann ich eventuell schädliche Synchronisierungsoptionen ausschalten. Ein Häkchen muss allerdings stehenbleiben. Egal! Nehmen Sie was Ungefährliches! Textvariablen? Werden vielleicht gar nicht benutzt. Überfüllungsvorgaben? Sind hoffentlich sowieso überall gleich (unverändert). Tabellenformate? Gibt es vielleicht gar nicht in den Dokumenten. Auch hier wieder: keine Warndreiecke mehr.
Wenn’s denn so einfach wäre! «OK» heisst leider erst einmal nur: «Die Buchhaltung stimmt» (wieder). Was mit Blick auf die Drucklegung «OK» ist und was nicht, ist eine andere Geschichte – und die soll ein andernmal erzählt werden (aber nicht unendlich).
6 Kommentare
März 13th, 2009 at 07:48
Lieber Jochen Uebel
wichtig in diesem Zusammenhang wäre es noch zu erwähnen, wie wichtig das kleine Icon (in Deinem Beispiel vor “id_inhalt_K.indd” ist. Damit wird nämlich die Grundlage der Synchronisation definiert, d.h. die aktivierten Formatierungen werden in allen Büchern den Formatierungen dieses Buchelements angepasst.
Man kann dass zum Beispiel auch benutzen, wenn man in einer Gruppe von Publikationen, die eigentlich gar kein Buch sind, zum Beispiel generelle Änderungen an der Schrift vorzunehmen …
Gruß Frank
März 13th, 2009 at 12:00
Hallo Frank, bestens. Dann wäre der Buch-Kurz-Kurs schon fast komplett! Man muss die User wirklich ermuntern, die Buch-Funktin stärker unter die Lupe zu nehmen – sie ist enorm mächtig, und zu meiner Freude auch äußerst stabil. Arbeite derzeit mit Buchdateien, die auf 70, 80, 90 Einzeldokumente zeigen – und habe nicht einen Absturz gehabt <3xHolzklopf>.
März 13th, 2009 at 15:53
Hallo Jochen
Probleme hatte ich mit der Buch-Funktion mal unter CS3 und Vista. Aber da lief mein ganzes System irgendwie nicht wirklich sauber, von daher habe ich es nie auf InDesign geschoben …
Aber ich habe noch einige Ergänzungen (wobei es immer wichtig ist, die richtigen Synchronisationsparameter einzustellen, um sich nicht die Sachen anpassen zu lassen, die unterschiedlich bleiben müssen):
1. –
Haeufig wird nachgefragt, wie/ob man innerhalb einer Publikation unterschiedliche Seitengroessen verarbeiten kann. Auch das ist natuerlich mit der Buchfunktion ohne Probleme moeglich. Da ja auch die Musterseiten einzeldateibezogen bleiben.
2. –
Wenn man mit Farbtonwerten oder Farbschemata arbeitet, ansonsten aber alles gleich haben will, legt man sich unterschiedliche Bücher an: gruenes, rotes, blaues Buch, vergibt darin nicht die Farbnamen gruen, rot gelb sondern inhaltsbezogene Farbnamen (Hintergrund, Rahmenrand etc.) und schon kann man soetwas, ohne 5.000 verschiedene Farben zu verwalten, leicht haendeln …
März 13th, 2009 at 16:14
«… Richtige Synchronisationsparameter …»: Nochmal sehr guter Hinweis. Die Buch-Synchronisierung ist einfach zu mächtig. In meinen Büchern sind deshalb alle Synchro-Optionen immer ausgeschaltet – und ich schalte nur jeweils diejenigen scharf, die aktuell «dran» sind.
Auch Dein Farbschemata-Hinweis ist Gold wert. Er ähnelt meiner Arbeitsweise in puncto Textvariablen. Ich hole kurz aus: Unsere veschiedenen Schulungsdokus werden aus einem Stamm von ca. 100 Einzeldoumenten aufgebaut. Mal ist beispielsweise das Dokument mit den «Voreinstellungen» Bestandteil der Basis-Doku, mal der Upgrade-Doku. Die Dokumente ändern sich eigentlich nicht: nur die Kopfzeile verweist auf den jeweiligen Kurs – «Basis», «Upgrade» usw.
Gebaut habe ich diesen Kurshinweis mit einer Textvariablen.
«Steht» nun die Upgrade-Doku zum Ausdruck an (PDF), ändere ich nur einmal in einem Dokument die Variable, synchronisere diese Variable via Buch in allen Upgrade-Bestandteile – und fertig.
Der riesenvorteil für mich: Wenn sich ein Artikel ändert – sagen wir zum leidigen Thema «Wordimport», muss ich ihn nicht mehr in fünf, sechs Einzeldokus ändern, sondern nur noch ein einziges Mal. Und trotzdem taucht die Änderung nun in allen fünf, sechs Kursdokumentationen auf.
März 13th, 2009 at 20:24
Hallo Jochen,
der Tipp um die gelben Warndreiecke wegzubekommen, ist klasse! Ich habe bisher immer die betreffenden Dokumente aus dem Buch heraus geöffnet…
Noch zwei Tipps aus meiner persönlichen Praxis zur Nutzung der Buchfunktion:
Ich produziere ausschließlich Reisekataloge und bin vorletztes Jahr dazu übergegangen, für jedes Objekt (Hotel, Appartements…) ein eigenes “Modul” anzulegen, je nach Objekt in der Größe 1/3, 1/2 oder 1/1 Satzspiegel. Diese Module werden später als PDFs exportiert und auf den endgültigen Katalogseiten platziert.
1.
Ich muss diese “Module” regionsweise zur Korrektur schicken. Dafür nehme ich die Funktion “Buch als PDF exportieren”. Und erhalte somit ein kompaktes PDF-Dokument mit 100 oder mehr Seiten, ohne die Acrobat-Funktion “Combine Files” bemühen zu müssen.
2.
Jede Region hat ihre eigene Farbe. Diese wird in z.B. Titelleisten, Überschriften und Preistabellen verwendet. Die Prozentwerte (Tints) sind immer die gleichen, nur die Grundfarbe ändert sich von Region zu Region. In meinen InDesign Templates habe ich immer nur eine Farbe “Destination”. Diese ändere ich dann in einem Einzeldokument (Modul) einer Region und synchronisiere dann alle Module dieser Region über das Buch. Ich brauche dann auch z.B. keine Preistabellen in unterschiedlichen Farben in meiner Bibliothek zu halten, da sich die Farbe “Destination” immer entsprechend anpasst.
Noch ein Beispiel zum Schluss:
Mitten in der Produktion bemerke ich, dass ich ein weiteres Absatzformat benötige, weil sich bestimmte Textformatierungen wiederholen, von denen ich zu Produktionsbeginn nichts gewusst habe. Ich lege dieses Format nebst Shortcut in einem dieser Module an, bestimme dieses Modul als “formatgebend” im Buch und synchronisiere – voilà!
Dezember 7th, 2010 at 13:46
Hallo zusammen,
wie man die Warndreiecke wegbekommt, ist ja schön und gut. Mich würde aber interessieren, wieso die überhaupt entstehen bzw. wie man ihre Entstehung vermeiden kann. Denn für mich heißt das Erblicken der Dreiecke intuitiv grundsätzlich erst einmal, ich habe irgendetwas nicht so ausgeführt, wie vom Programmierer der Software idealerweise vorgesehen. Danach bin ich auf der Suche. Oder ist das einfach “nur” schlecht programmiert?
Gruß, Jan