InDesign: Dynamische Abbildungsverweise

«Querverweise»: eine der neuen Funktionen von InDesign CS4 – mit grossem Sparpotential (zeitlich). Nehmen wir den Klassiker: Dutzende Abbildungen, wohl nummeriert, der laufende Text verweist auf die Nummern.

Abbildungen werden ergänzt, bisherige Nummern sind überholt – nun gilt es, die neuen Nummern im laufenden Text zu aktualisieren.

Händisch eine mühselige Arbeit mit grossem Fehlerpotential. InDesign CS4 nimmt Ihnen die Arbeit ab: wenn Sie automatische Nummerierungen (links) geschickt verdrahten mit den neuen Querverweisen (rechts). Und so geht es, Schritt für Schritt: ein kleiner Auszug aus unserem InDesign-Advanced-Kurs.

Schritt 1: Nummerierungsformat (= Absatzformat) erstellen
Defnieren Sie für die Nummerierungen (links) ein automatisch zählendes Absatzformat. Die Einstellungen könnten so ausschauen:

Die kleine Formel bei «Zahl» sagt: Vor der eigentlichen Nummer (^#) möchte bitte die Zeichenfolge «Abb. » geschrieben werden; nach der Abbildungsnummer hingegen folge ein Doppelpunkt und ein Halbgeviert (:^>). Achten Sie auf das kleine schwarze Dreieck rechts neben dem Eingabefeld; es fügt Ihnen die gewünschten Formelbestandteile automatisch ein.

Schritt 2: Nummerierungsformat anwenden
Aus …

… wird:

Wenn Sie das Wiese-Bild mit Legende löschen, wird Haus zu Abbildung 3.

Schritt 3: Querverweisformat anlegen
Leider führt Adobe bei Querverweisen die vernünftige Listenverwaltung à la Absatzformat nicht fort. Querverweisformate legen Sie also umständlich hier an:
Fenster > Interaktiv > Hyperlinks (Bedienfeldmenü) > Querverweisformate definieren… Ihre künftigen Querverweisformate können Sie nur in diesem Dialog einsehen.

Voilà! Neun beispielgebende Querverweisformate bietet InDesign ja schon an. Wir aktivieren – «Absatznr.»! Und passen an:

• Wir benennen das Format um, damit wir wissen, was unser Querverweisformat eigentlich macht.
• Wir setzen die Formel in Klammern: Es soll im Text später ja nicht «Abb. 1», sondern «(Abb. 1)» zu lesen sein.
• Wir verschachteln ein Zeichenformat: falls sich der Abbildungsverweis vom Umgebungstext abheben darf oder soll.

Das ist das Ergebnis:

Schritt 4: Querverweise einfügen
Der Cursor muss an der Einfügestelle blinken:

Nun wähle ich aus dem Bedienfeldmenü von «Hyperlinks» den Befehl Querverweis einfügen…
In dem sich öffnenden Dialog aktiviere ich das Absatzformat, mit dem die Abbildungstexte formatiert worden sind: das ganz zu Anfang definierte Nummerierungsformat.

Und schon sind wir am Ziel: Sie sehen, dass InDesign jeden Absatzstart, der mit diesem Absatzformat formatiert worden ist, nunmehr als Verweismöglichkeit anbietet. Ein Klick auf «Abb. 1: Esel» und OK – und an der Cursorposition taucht der Querverweis auf:

Schritt 5: Der Lackmus-Test
Wir ändern die Nummerierungen bei Esel, Kuh, Wiese, Haus. Das Hyperlink-Bedienfeld zeigt Aktualisierungsbedarf an:

Ausgeführt (Doppelpfeil im Fuss des Bedienfelds), und die Querverweise sind wieder up-to-date.