Workshop: Automatische 3er-Gruppen von Zahlen

Problem: Via Word werden Zahlen geliefert: 4-, 5-, 6-, 7stellig. Im Satz sollen die Ziffern in 3er-Gruppen aufgetrennt werden, allerdings nicht, wie die DIN-Norm es scheinbar verlangt, mit Hilfe einfacher Leerschläge, sondern mit Hilfe fester Abstandswerte (Laufweite). Verschärfend kommt hinzu, dass in Word oft schon unerwünschte Leerschläge eingegeben worden sind: Sie gilt es zu löschen, bevor Laufweitenveränderungen wirklich zum Zug kommen können. Manuell kann das bei grösseren Werken ein ausgesprochen mühsames und fehlerträchtiges Unterfangen sein.

Lösung: InDesigns Textmuster-Intelligenz. Schon mit Erscheinen von InDesign 5 (CS3) war das Programm in die Lage versetzt worden, abstrakte Textmuster zu finden («Suche Zahlen nach dem Muster XX XXX»). Seit Version 6 (CS4) kann die Software solche Textmuster auch automatisch formatieren.
Mit Hilfe dieser Textmuster-Intelligenz werden wir in Teilaufgabe 1 Leerschläge zwischen Ziffern entfernen. In Teilaufgabe 2 sorgen wir dafür, dass die Zahlen in 3er-Gruppen aufgeteilt werden – über automatische Laufweitenveränderung.

Aufgabe 1:

Wir suchen nach Leerschlägen, die zwischen Ziffern sitzen, und ersetzen durch nichts. «Ziffer—Leerschlag—Ziffer» ist ein Textmuster; also wählen wir beim Suchen/Ersetzen die Option GREP (die technische Abkürzung für Textmustersuche*).

Schritt 1:
Wir geben mit Hilfe der Spickzettel (1) als Suchbegriffe sogenannte «Platzhalter» ein: «Beliebige Ziffer»—«Beliebiger Leerschlag»—«Beliebige Ziffer». Wir erhalten die Formel \d\s\d.

Schritt 2:
Würden wir jetzt durch nichts ersetzen, würden wir solche Ziffer-Leerschlag-Ziffer-Gruppen gänzlich entfernen. Wir klammern deshab die «beliebigen Ziffern» ein: (\d)\s(\d). Die eingeklammerten Formeln sind jetzt Fundstellen, deren Inhalte InDesign sich merkt.

Schritt 3:
Mit Hilfe des Spickzettels schreiben wir in das Ersetzen-Feld die «Gefunden»-Formeln für die erste und zweite Fundstelle: $1$2.
Der Suchen/Ersetzen-Dialog sieht jetzt so aus (zum Vergrössern bitte klicken):

Stimmt alles, können wir diese Suchroutine speichern (2) und «Alle ändern». Wenn wir nicht so mutig sein wollen, drücken wir schrittweise «Ersetzen/Suchen» (3). Das Ergebnis sind Zahlen ohne Leerschläge.

Aufgabe 2:

Wir sorgen für die Abstände der Ziffern (3er-Gruppen): diesmal allerdings über die Absatzeigenschaft «Innerhalb von Zahlen jede vierte Ziffer mit zusätzlicher Laufweite versehen – von rechts nach links». Vorteil: Werden Zahlen hinzugefügt oder geändert, sind die Ziffernabstände sofort immer wieder korrekt.

Schritt 1:
Wir legen ein Zeichenformat an, das nur eines «weiss»: Laufweite = 210 (Beispielwert; zum Vergrössern bitte klicken).

Schritt 2:
Wir rufen in den Absatz- oder Absatzformateigenschaften den Dialog GREP-Stile auf und legen einen neuen GREP-Stil an.

Schritt 3:
Wir bestimmen als wirkendes Zeichenformat das neu erstellte Laufweiten-Format.

Schritt 4:
Die Ziffern, die zu verändern sind, sind alle Ziffern, denen 3 Ziffern folgen (nicht aber Ziffern, denen 4 Ziffern folgen),  Ziffern, denen 6 Ziffern folgen (nicht aber Ziffern, denen 7 Ziffern folgen), usw. Textmuster also: X‑XXX, X‑XXX‑XXX usw.
In der Zeile «Auf Text» beginnen wir deshalb wieder mit Hilfe des Spickzettels – suche nach jeder beliebigen Ziffer: \d

Schritt 5:
Über die «Entsprechungen» (Spickzettel) grenzen wir nun ein: 3 weitere Ziffern müssen folgen. Das ist im InDesign-bzw. GREP-Sprachgebrauch ein «Nach-vorne-Schauen mit positivem Ergebnis» oder «Muss anschliessend gefunden werden.» Kurz: «Positives Lookahead». Formel: (?=). Zu ergänzen durch das, was denn gefunden werden soll: 3 Ziffern. Also (?=\d3)? Nein. Damit InDesign versteht, dass wir nicht die Ziffer «3» meinen, sondern 3 Stück, setzen wir die 3 in geschweifte Klammern. Ergebnis: (?=\d{3})

Schritt 6:
Über die «Entsprechungen» grenzen wir weiter ein: Wenn 4 Ziffern folgen, soll InDesign sich zurückhalten. Es geht also wieder ums Nach-vorne-Schauen, jetzt aber mit negativem Ergebnis: «Darf im Anschluss nicht gefunden werden.» «Negatives Lookahead». Formel: (?!). Hinzu kommt wieder der Platzhalter für jede beliebige Ziffer (\d) und in geschweiften Klammern die 4. Ergebnis: (?!\d{4})
Und was ist mit Zahlen, denen 5 Ziffern folgen? Sie wurden durch die «4 nicht»-Anweisung schon erschlagen. Wem 5 folgen, dem folgen auch 4 – also verboten.

Schritt 7:
Der gefundene GREP-Stil versagt, wenn Zahlen aus 7 oder 10 Ziffern bestehen (Milliarde, Billion). Kein Problem: Hier helfen abgewandelte Kopien dieses GREP-Stils (zum Vergrössern bitte klicken).

Manko:
Nicht alle GREP-Formeln sind in den Spickzetteln sichtbar. Adobes kleine GREP-Dokumentation und ein Video, an dessen Ende (ab Minute 3:50) auch der GREP-Stil angesprochen wird, hilft hier ein Stückweit weiter. Ein knappes Dutzend der sogenannten «Metazeichen», die dann noch fehlen, sind in unseren Kursokumentationen (InDesign-Advanced und InDesign-Inside) dokumentiert.

Nachtrag I:
4stellige Zahlen können auch Jahreszahlen sein – die nicht in 3er-Gruppen aufgeteilt werden dürfen. Taucht beides gleichzeitig auf, können weitere GREP-Stile korrigieren. Siehe auch die Kommentare. Zum Vergrössern bitte klicken:

Nachtrag II:
Häufig wird auf die Gliederung 4stelliger Ziffern gänzlich verzichtet. Dann muss der erste GREP-Stil etwas erweitert, können die zuletzt gezeigten Stile 4 und 5 aber wieder entfernt werden. Siehe Kommentare. (Zum Vergrössern erneut doppelklicken.)

Nachtrag III:
Wird für 4stellige Zahlen unterschiedliches Verhalten gewünscht – z.B. Preise gegliedert, Jahreszahlen nicht –, bietet sich beispielsweise dieser GREP-Stil an:
\d(?=\d{3}\s[chf|CHF|eur|EUR])
Siehe wieder: Kommentare. Im Bild:

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* «GREP» ist «Global Regular Expression Print»: Software, die vorhandenen Text überall («global») nach wiederkehrenden Mustern («regular expression») durchsucht und die Fundstellen neu gestaltet ausgibt («print»).

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